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Canal Interno de Información

1. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Sistema Interno de Información es el mecanismo regulado por la Ley 2/2023, de 20 febrero, para la comunicación de informaciones que puedan suponer acciones u omisiones constitutivas de:

- Infracciones del Derecho de la Unión Europea

- Infracciones penal o administrativa grave o muy grave.

La citada ley se aplicará a los informantes que trabajen en el sector privado que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional. En ningún caso se trata de un buzón sugerencias, quejas o reclamaciones.
De acuerdo con lo establecido en esta normativa VIDRA FOC, dispone de un Sistema Interno de Información, integrado por un canal interno de información, el cual funcionará como el cauce habilitado para tramitar las comunicaciones recibidas. Este canal interno de información será accesible a través del siguiente ENLACE.
Las informaciones podrán ser tanto nominativas, es decir, con identificación de la persona informante, como anónimas. Se garantizará máxima confidencialidad en estas últimas y solo las personas designadas podrán acceder al expediente.

2. RESPONSABLE INTERNO DEL SISTEMA

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 2/2023, el órgano de administración de VIDRA FOC, designa un responsable del sistema interno de información.
El responsable del sistema de información desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto al resto de órganos de gestión de VIDRAFOC, sin que reciba instrucciones en el desempeño de su ejercicio y deberá disponer de todos los medios materiales y personales, tal y como se establece en el artículo 8.4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

3. GARANTÍAS PARA LA PERSONA INFORMANTE

VIDRAFOC asume el compromiso de guardar absoluta confidencialidad de toda la información recibida y gestionada a través del canal interno de información. Por este motivo, VIDRAFOC investigará y, en su caso, sancionará cualquier infracción del deber de confidencialidad y secreto al que todas las personas involucradas en la gestión de las informaciones están obligadas. Asimismo, se garantiza que no se tomarán, en ningún caso, represalias en contra de la persona que haya presentado una comunicación de buena fe a través del sistema interno de información.
En los casos en que se constate que la información o conducta reportada resulta ser infundada, y realizada de mala fe (es decir, con conocimiento de su falsedad o manifiesto desprecio a la verdad o con el único objetivo de causar un perjuicio a la persona afectada), se adoptarán frente a dicho/a informante, las medidas disciplinarias que correspondan.
En todo caso, las personas informantes tendrán los siguientes derechos:

- Derecho a la protección durante el transcurso de la investigación

- Derecho a no sufrir represalias

- Derecho a recibir información

- Derecho a elegir el canal de comunicación y lugar o medio de notificación

- Derecho a la información limitada

- Derecho al anonimato

- Derecho a la confidencialidad

- Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable

- Derecho a la supresión de datos

- Derecho a exención y atenuación de la sanción

- Derecho de renuncia

4. GARANTÍAS PARA LA PERSONA AFECTADA

Las personas que se vean afectadas por alguna de las comunicaciones recibidas a través de este sistema dispondrán de las siguientes garantías:

- Derecho a la presunción de inocencia y al honor

- Derecho a recibir información y a ejercer su derecho de defensa

- Derecho a la confidencialidad

- Derecho a una investigación transparente

5. INFRACCIONES Y SANCIONES

En caso de determinarse que las acusaciones descritas en la información son falsas o maliciosas, en la medida en que hayan sido realizadas de manera deliberada con conocimiento de su falsedad o temerario desprecio a la verdad, estas podrán ser consideradas como una infracción muy grave, lo que conllevará la imposición de sanciones disciplinarias, penales y económicas, pudiendo llegar hasta los 300.000€.

6. PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

La gestión, tramitación y resolución de las comunicaciones que se realicen seguirán, en todo caso, el siguiente procedimiento:

A. INICIO DEL PROCEDIMIENTO

Las comunicaciones se realizarán a través del canal interno de información habilitado por VIDRAFOC , el cual asegura un proceso objetivo, seguro, y respetando en todo caso los parámetros establecidos en el artículo 7 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
En aras de garantizar los máximos estándares de seguridad de la información, confidencialidad y, en su caso, preservar el anonimato, VIDRAFOC ha establecido que las informaciones deberán ser formuladas por escrito, a través de la plataforma on-line a la que se podrá acceder a través del siguiente ENLACE.
En caso de no disponer de herramientas digitales, las comunicaciones se podrán enviar a través de correo postal, a la siguiente dirección: C/Almogávers 182-186, 08018, Barcelona. Todas las comunicaciones enviadas, deberán aportar, al menos, la siguiente información:

- Lugar en el que se produzca la irregularidad

- Descripción de la irregularidad

- Momento en el que se produce

- Identificación de las personas responsables

- Detallar cómo ha conocido la irregularidad

- Documentación adjunta a la información (pruebas o indicios)

Una vez recibida la comunicación, se enviará un acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días naturales.

B. ANÁLISIS DE LAS COMUNICACIONES

Una vez enviado el acuse de recibo, se dispondrá de un plazo máximo de diez días hábiles para admitir a trámite la comunicación efectuada, o en su defecto, solicitar al informante que subsane o aporte más documentación. El plazo del que dispondrá la persona informante para ampliar o subsanar la información será de cinco días hábiles.

C. ADMISIÓN A TRÁMITE

Una vez transcurrido el período anteriormente citado, las comunicaciones serán admitidas o inadmitidas en un plazo máximo de diez días hábiles. Las causas de inadmisión serán las siguientes:

- Falta de fundamento o verosimilitud en los hechos

- Hechos que no estén incluidos en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

- Comunicaciones que no incluyan información nueva o que significante, respecto a comunicaciones que hayan sido inadmitidas con anterioridad

- Comunicaciones cuyo carácter sea abusivo o injustificado, al apreciarse de las mismas que su objeto real no es la realización de una investigación

- Comunicaciones que carezcan de fundamento o en aquellas que exista fundamento de haberse obtenido mediante la comisión de un delito, remitiéndose, en este caso, dicha información al Ministerio Fiscal

En caso de que una comunicación, investigada a través de este sistema, trate un asunto pendiente de resolución judicial o administrativa, la decisión final quedará supeditada a dicha resolución.

D. FASE DE INVESTIGACIÓN

Una vez se admita la comunicación enviada, las personas afectadas serán notificadas en un plazo máximo de cinco días hábiles, disponiendo a su vez, de un plazo máximo de diez días hábiles para presentar cuantas alegaciones considere. Las personas afectadas podrán ser oídas en cualquier momento de esta fase, pudiendo comparecer asistidas de un abogado.

E. RESOLUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Una vez finalizada la fase de investigación, el plazo para la resolución del expediente será de 20 días hábiles. La resolución del expediente contendrá un informe en el que se refleje, al menos:

- Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.

- Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.

- Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan. El expediente finalizará con alguna de las siguientes decisiones:

- Archivo del expediente, en caso de no quedar acreditada la comisión de ningún tipo de infracción o irregularidad.

- Existencia de infracción, dándose traslado de la misma a la persona responsable del área afectada con el fin de tomar las medidas disciplinarias o correctivas correspondientes.

- Remisión al Ministerio Fiscal, en caso de apreciarse indicios de que los hechos puedan ser constitutivos de un delito.

- Falsedad de las informaciones, pudiendo ser objeto de una infracción muy grave, en los términos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

F. ESQUEMA DEL PROCESO

El procedimiento descrito queda resumido en la infografía expuesta mostrada en la siguiente página:

7. POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos personales serán los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las informaciones recibidas y, en su caso, investigar los hechos comunicados. Dichos datos serán tratados con esa exclusiva finalidad y no serán utilizados para finalidades incompatibles. La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de carácter personal recabados en el marco del Sistema Interno de Información es el cumplimiento de una obligación legal, según disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. El tratamiento de las categorías especiales de datos personales por razones de un interés público esencial se podrá realizar conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679.
Las personas cuyos datos se recaben en el marco de una investigación realizada a través del sistema interno de información podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, y portabilidad a través de la siguiente dirección de correo electrónico canalgdpr@vidrafoc.com. También podrán presentar una reclamación ante la autoridad de control competente mediante escrito dirigido a la Agencia Española de Protección de Datos, C/Jorge Juan n. º 6, 28001 Madrid o bien accediendo a su sede electrónica: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/.